Mở quán phở là lựa chọn kinh doanh được nhiều người quan tâm bởi nhu cầu thị trường lớn và khả năng vận hành linh hoạt. Tuy nhiên, không ít quán phở dù bán khá đông khách vẫn gặp khó khăn tài chính chỉ sau vài tháng hoạt động. Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất đến từ việc đánh giá thiếu chính xác các chi phí thực tế khi mở quán.
Nhiều người thường chỉ tính các khoản cơ bản như: tiền thuê mặt bằng, bàn ghế, thiết bị bếp, nguyên liệu ban đầu…nhưng lại bỏ quên rất nhiều “chi phí ẩn” phát sinh trong quá trình vận hành. Thực tế, đây mới là những khoản dễ khiến ngân sách bị đội lên nhanh chóng và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của quán. Nếu không chuẩn bị kỹ từ đầu, chủ quán rất dễ rơi vào tình trạng thiếu vốn hoặc áp lực dòng tiền ngay trong giai đoạn đầu kinh doanh.
1. Chi phí hao hụt nguyên liệu cao hơn dự tính
Nguyên liệu là khoản chi lớn nhất trong mô hình kinh doanh phở. Tuy nhiên, nhiều người khi lập kế hoạch tài chính thường chỉ tính theo giá nhập mà chưa tính đến tỷ lệ hao hụt thực tế. Trong quá trình vận hành, hao hụt có thể đến từ:
- Sơ chế nguyên liệu
- Bảo quản không tốt
- Thực phẩm tồn dư cuối ngày
- Định lượng không đồng đều
- Nhân viên làm sai quy trình
Ví dụ:
- Xương ninh nước dùng hao hụt trọng lượng lớn
- Rau sống dễ hỏng nếu bảo quản không đúng
- Thịt gà hoặc thịt bò thất thoát khi sơ chế
Nếu không kiểm soát tốt, tỷ lệ hao hụt có thể làm chi phí nguyên liệu tăng cao hơn nhiều so với kế hoạch ban đầu. Đó là lý do các quán phở chuyên nghiệp luôn:
- Có định lượng chuẩn
- Kiểm kê nguyên liệu thường xuyên
- Tối ưu menu
- Quản lý nhập – xuất rõ ràng để hạn chế thất thoát và kiểm soát lợi nhuận hiệu quả hơn.
2. Chi phí nhân sự phát sinh ngoài lương cơ bản
Nhiều người nghĩ rằng chi phí nhân sự chỉ bao gồm tiền lương hằng tháng. Tuy nhiên, thực tế vận hành quán phở còn phát sinh rất nhiều khoản khác như:
- Tuyển dụng nhân viên
- Đào tạo ban đầu
- Đồng phục
- Thưởng lễ, thưởng doanh số
- Chi phí thay ca hoặc nghỉ đột xuất
Đặc biệt, ngành F&B có tỷ lệ biến động nhân sự khá cao. Việc nhân viên nghỉ việc liên tục sẽ khiến quán:
- Mất thời gian đào tạo lại
- Giảm chất lượng phục vụ
- Tăng áp lực vận hành
Trong giờ cao điểm, nếu thiếu nhân sự hoặc vận hành không đồng bộ, trải nghiệm khách hàng sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp.
3. Chi phí điện, nước và vận hành thực tế
Khi mở quán phở, nhiều người thường đánh giá thấp chi phí vận hành hàng tháng. Một quán phở hoạt động liên tục sẽ tiêu tốn khá nhiều:
- Điện cho tủ đông, tủ mát
- Bếp nấu nước dùng
- Quạt, điều hòa
- Hệ thống chiếu sáng
- Máy POS và thiết bị bán hàng
Ngoài ra, lượng nước sử dụng cho: rửa bát, sơ chế thực phẩm, vệ sinh quán, nấu nước dùng cũng lớn hơn rất nhiều so với tưởng tượng ban đầu. Nếu quán hoạt động với công suất cao, chi phí điện nước mỗi tháng có thể trở thành áp lực đáng kể.
Đó là lý do nhiều mô hình hiện nay ưu tiên:
- Thiết bị tiết kiệm điện
- Tối ưu quy trình vận hành
- Quản lý công suất hoạt động hiệu quả để giảm chi phí dài hạn.
4. Chi phí marketing và duy trì khách hàng
Nhiều người cho rằng chỉ cần món ngon là quán sẽ tự đông khách. Tuy nhiên, trong thị trường F&B cạnh tranh hiện nay, marketing gần như là yếu tố bắt buộc. Ngoài chi phí khai trương ban đầu, quán phở còn phải chi cho:
- Chạy quảng cáo
- Thiết kế hình ảnh
- Chương trình khuyến mãi
- Đăng app giao hàng
- Chiết khấu cho nền tảng online
Đặc biệt, khi tham gia các ứng dụng giao đồ ăn, mức chiết khấu và chi phí vận hành online có thể ảnh hưởng khá lớn đến lợi nhuận thực tế. Nhiều quán bán được nhiều đơn nhưng lợi nhuận không cao vì:
- Phụ thuộc vào giảm giá
- Phí app cao
- Chi phí marketing kéo dài
Nếu không tính toán kỹ, đây sẽ là khoản chi âm thầm “ăn mòn” lợi nhuận mỗi tháng.
5. Chi phí sửa chữa và thay mới thiết bị
Thiết bị trong quán phở thường hoạt động với cường độ cao mỗi ngày nên rất dễ xuống cấp. Một số khoản phát sinh phổ biến gồm:
- Sửa bếp
- Thay nồi nấu
- Bảo trì tủ lạnh, tủ đông
- Thay bàn ghế hư hỏng
- Chi phí vệ sinh hệ thống bếp
Nhiều người chỉ tính chi phí đầu tư ban đầu mà quên rằng thiết bị cần:
- Bảo trì định kỳ
- Thay mới sau thời gian sử dụng
- Sửa chữa khi hỏng hóc phát sinh
Nếu không có khoản dự phòng cho các tình huống này, quán rất dễ bị động khi vận hành.
6. Chi phí phát sinh từ vận hành thiếu kiểm soát
Đây là khoản chi phí ẩn lớn nhất nhưng thường khó nhận ra. Một quán phở vận hành thiếu hệ thống rất dễ gặp:
- Thất thoát nguyên liệu
- Sai order
- Nhầm đơn
- Lãng phí nhân sự
- Tồn kho dư thừa
Những khoản này có thể không xuất hiện rõ ràng trên giấy tờ nhưng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng. Nhiều quán:
- Bán khá đông khách
- Doanh thu cao
- Nhưng lợi nhuận thấp không phải vì món ăn không tốt mà vì chi phí vận hành bị thất thoát quá nhiều.
Đó là lý do các mô hình F&B hiện đại ngày càng chú trọng:
- POS quản lý bán hàng
- Kiểm soát định lượng
- Chuẩn hóa quy trình
- Quản lý dữ liệu vận hành để giảm chi phí ẩn và tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Mở quán phở không chỉ cần món ăn ngon hay vị trí tốt, mà còn đòi hỏi khả năng kiểm soát chi phí và vận hành hiệu quả. Bên cạnh những khoản đầu tư dễ nhìn thấy, các chi phí ẩn như hao hụt nguyên liệu, nhân sự, điện nước, marketing hay thất thoát vận hành mới là yếu tố ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận thực tế.
Ngành F&B cạnh tranh ngày càng cao, việc chuẩn bị kỹ kế hoạch tài chính và hiểu rõ các chi phí phát sinh sẽ giúp chủ quán chủ động hơn trong vận hành và giảm rủi ro khi kinh doanh. Đây cũng là nền tảng quan trọng để xây dựng mô hình quán phở phát triển ổn định và bền vững lâu dài.
